Dalla diretta di #radiotribeker su come organizzare le proprie attività. Quali sono gli elementi di disturbo nelle nostre giornate che arrivano a portarci via tantissimo tempo? Che tipo di soluzioni esistono?

Oggi parliamo di come è possibile evitare le interruzioni e soprattutto evitare gli scompensi nella gestione della nostra giornata da Tribeker.

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Perché anche organizzando la nostra agenda e facendo le nostre cose fuori c’è un mondo di persone che girano, un mondo di attività e soprattutto appunto un mondo di interruzioni che vanno gestite bene.

Perché se non gestisci bene le interruzioni, che arrivano durante la giornata, la tua agenda da Tribeker va a farsi friggere.

Come facciamo a gestire le interruzioni?

Innanzitutto bisogna capire da dove arrivano le interruzioni.

Generalmente le interruzione arrivano da quelle tipologie di contatti che sono molto intensi, vuol dire che necessitano di dover gestire la relazione con le altre persone, quindi parliamo di telefonate, parliamo di incontri dal vivo, parliamo di meeting e anche se vuoi di email che, anche se non sono più forti come tanti anni addietro, comunque sono sempre presenti e anche se vuoi di Whatsapp, Telegram, Messenger e tutte quelle cose che ti raggiungono tramite lo Smartphone.

E tu devi essere in grado di selezionare bene le cose, saper dire anche di no.

Innanzitutto vediamo quali sono i trucchi per poter mantenere una buona relazione con le persone e non fare interrompere la pianificazione della tua giornata e poter proseguire verso i tuoi obiettivi.

Allora piccoli trucchi:

Per quanto riguarda WhatsApp, ottimo strumento anche Telegram, sono ottime cose che semplicemente hanno quella piccola difettosità verso le persone di permettere agli altri di guardare se tu hai letto i messaggi oppure no, e anche l’ultimo tuo accesso.

Se tu lasci tutto aperto, quindi fai vedere che hai letto i messaggi, fai vedere quando ti sei connesso l’ultima volta, che cosa fanno le persone quando ti scrivono?

Devi sapere che l’Istant Messagging è proprio come dice il nome è un messaggiare istantaneo, quindi le persone oggi si aspettano che quando tu mandi un messaggio devi rispondere subito, perché se non rispondi subito vuol dire che non gli vuoi bene, che non li stai seguendo.

Se è un cliente ti dice: “Non mi stai coccolando!”.

Quindi cosa succede?

Se tu non metti a posto questa cosa durante tutto il giorno tu devi sempre stare dietro, no?

Perché se non rispondi la gente se la prende.

“Hey ho visto che hai letto, come mai non mi hai risposto? Stai facendo altro?”

Tu in realtà si, sta vivendo la tua vita e non è che sei lì appiccicato a rispondere di continuo.

Per evitare questa cosa, che cosa devi fare?

Devi disattivare dal tuo WhatsApp e Telegram la possibilità di rendere visibile quando ti sei connesso ultimamente.

E mi dici: “Perché anche quando mi sono connesso?”

Perché la persona, se tu rispondi, sai cosa fa?

Va vedere quando ti sei connesso l’ultima volta.

Quindi lui ti ha mandato un messaggio alle 13:59 e alle 14:00 tu non hai risposto, l’altro va a vedere quando ti sei connesso l’ultima volta e vede che ti sei connesso alle 14:00 ma non gli hai risposto.

A questo punto te la farà pagare perché non stai rispondendo e tutta una serie di cose varie.

Quindi disattivare la possibilità di far vedere alle persone quando ti sei connesso l’ultima volta e non aprire i messaggi se non intendi rispondere.

Sai pure perché poi c’è la curiosità di quando arrivano i messaggi, anche a te credo che possa essere successo qualche volta, visto che c’è solo un pezzettino nelle notifiche, che lo guardi e dici: “Chissà cosa ha scritto?”

Allora sei lì col dito no che dici: “Apro o non apro?”

Perché vuoi ma non riesci a leggere tutto il messaggio.

Visto che la curiosità è umana non è solo donna, allora devi prendere il tuo bel pollice o indice quello che vuoi e premi sul messaggio, tenendo premuto, il messaggio si apre lo leggi, lo rilasci andare e non dà il segnale di lettura la persona.

Piccoli trucchi che salvano la giornata, questo per quanto riguarda WhatsApp e Telegram, poi quando vuoi rispondere rispondi.

Altro punto importante come gestire email, telefono e come creare un ciclo perfetto per eliminare l’80% delle comunicazioni inutili.

Ascoltami bene con attenzione, devi fare esattamente così:

Per le email cosa fai? Metti un auto risponditore automatico.

Cosa sono gli auto risponditori automatici? Gli auto risponditori automatici sono email che tu hai settato sempre uguali che arrivano immediatamente al mittente quando tu hai ricevuto l’email.

Quindi Franco ti scrive un’email:

“Ciao come stai, tutto bene?”

Appena lui te lo invia e la ricevi nella tua casella email, immediatamente l’email automatica arriva l’altra persona.

Cosa devi scrivere all’interno delle email automatiche?

“Ciao grazie di avermi scritto, ti risponderò entro le prossime 48 ore, ti risponderò entro le 72 ore, ti risponderò entro due settimane, ti risponderò entro un mese, se dovessi avere delle comunicazioni gravi ed urgenti che non possono aspettare la mia risposta email nell’arco di…allora ti chiedo gentilmente di telefonare a 01 234 567 890.

Quindi metti un numero di telefono fisso.

Devi proprio scrivere ciò che ti ho sottolineato sopra e cioè se la comunicazione è grave e urgente non può aspettare la tua risposta, sostituendo alla fine col tuo vero numero.

Cosa succede nel momento in cui la persona digita il numero di telefono che gli hai fornito?

Tira su il telefono e dall’altra parte inizia una segreteria telefonica che dice: “Buongiorno questa è la segreteria telefonica del numero X, (oppure la segreteria telefonica di X, quello che desideri) ti ringraziamo per averci contattato (oppure grazie di avermi contattato, oppure in questo momento non sono disponibile) ti chiedo gentilmente di lasciare un messaggio nella segreteria telefonica e non appena possibile lo ascolterò e ti richiamerò. Nel caso in cui ci sia una comunicazione grave e urgente che non può aspettare la mia risposta a fronte del tuo messaggio in segreteria, ti chiedo di telefonare al numero X.”

La persona mette giù, chiama al nuovo numero telefono X, al telefono tu non devi rispondere, mettiti in agenda tutte le persone che vuoi, naturalmente se è una persona a cui vuoi rispondere è un altro paio di maniche, ma di norma altrimenti non rispondere al telefono o al cellulare.

Il cellulare squilla e parte la segreteria telefonica: “Ti ringrazio per avermi contattato, in questo momento sono impegnato e non posso rispondere, ti chiedo gentilmente di lasciare un messaggio in segreteria telefonica, ti ricontatterò appena possibile.
Se dovesse essere una comunicazione urgente ti chiedo gentilmente di mandare un’email all’indirizzo blablabla chiocciola e così via.

A questo punto tu mi potresti dire: “Koan ma come è possibile la persona non se ne accorge?

Passa da una segreteria telefonica a un’email e torna di nuovo all’email? Si la persona non se ne accorge.

Sai perché non se ne accorge?

Perché il 99,9 periodico quasi il 100% delle persone (queste sono statistiche su uno studio elaborato sulla riduzione delle comunicazioni e l’eliminazione di tutte le comunicazioni inutili e il mantenimento solo quelli importanti) quindi quasi nessuno completa il ciclo di comunicazione.

Se mai dovessero accorgersene hanno solo da lasciare il messaggio e fare quello che deve fare, non perdi i clienti, non perdi le relazioni.

Se la persona ha veramente una comunicazione grave e urgente, ma vera proprio, non che ti chiamava per sapere se buttare la pasta prima, ti  stava chiamando per sapere se il gatto sotto del vicino del terzo piano sta miagolando oppure no, così via.

Se sono veramente cose importanti le persone lasciano i messaggi, ti scrivono le email e tu quando le vedi comprendi se è una cosa urgente da chiamare, altrimenti aspettano che tu arrivi con la risposta.

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Ma così non stai rendendo insoddisfatto nessuno e, attento bene, questo ti consente di eliminare l’80% delle comunicazioni totalmente inutili che se tu lasci il canale aperto arriveranno dirette tutte sulla tua schiena.

Perché appena tu dai la possibilità ad un essere umano di poter comunicare di continuo con te o con qualsiasi persona mandando tutte le comunicazioni del caso, visto che le persone in generale non hanno nessuna idea di che cos’è prioritario, urgente, importante, rispetto del tuo tempo, le priorità, qual è la cosa più importante loro vita, dove mettere le energie, non sanno niente di tutto questo, vanno a casaccio e agiscono emozionalmente come se il tempo fosse infinito sta a te gestirli bene senza offenderli.

Già solo come ti ho detto, facendo così con WhatsApp e Telegram e il ciclo fra email, telefono fisso e telefono cellulare, tu hai risolto l’80% delle comunicazioni che non servono a niente, distorcenti, da buttare nel cesso, che tutti i giorni ti arrivano e che magari oggi ti stanno ingolfando ti fanno perdere tempo in relazione ai tuoi obiettivi, alle cose che tu vorresti raggiungere, al tempo che vuoi dedicare, all’energia anche, perché non abbiamo energia per tutti non è una cosa possibile.

Tu dici: “Ok Koan, basta questa cosa qua? Sono a posto con Telegram, WhatsApp, messaggistica, telefono e telefono cellulare?”

Eh no mica è finita perché poi tu le persone le incontri dal vivo.

E dal vivo diventa più difficile perché le persone ti chiedono tutto quello che gli viene in mente, ti incontro, ti domandano, poi abbiamo due tipi di incontri e poi non è finita c’è anche una terza, c’è la chicca che ti dico dopo.

Abbiamo l’incontro dal vivo e i meeting perché se fai business, prima o poi arriverà quel famoso momento in cui qualcuno dice: “Facciamo una riunione!”

Gli incontri dal vivo:

Quando tu incontri le persone dal vivo, le persone possono farti tante belle domande, nella diretta di ieri ne ho già detta una.

Ti dicono: “Senti hai cinque minuti?”

Quella cosa che ti chiedono maledetta.

Oppure: “Senti vorrei parlarti di una cosa, avrei da farti una domanda!”

Quando le persone si avvicinano e ti dicono delle cose invasive tipo hai 5 minuti e vuol dire un’ora di tempo, avrei da farti una domanda, significa ti sto per chiedere roba che interessa solo a me, ti sto per succhiare la vita, se ti dicono: “Senti possiamo parlare un attimo?” significa ho le mie paturnie, i miei problemi e ti sto chiedendo di fare il terapeuta gratuitamente per la prossima mezz’ora..

Sono i famosissimi  “Ciucciabanda” che si appiccicano come una sanguisuga e ti ciucciano la vita, perché tu dici: “Ma come il ciucciabanda?”

Si perché devi sapere che nella nostra esistenza noi abbiamo una banda che vuol dire che nasciamo, ci evolviamo, andiamo avanti nella nostra vita e ad un certo punto “i curnazz” moriremo.

In quel ciclo di vita c’è la nostra banda esistenziale e i Ciuccibanda si appiccicano nella alla tua. Oplà, eccolo là.

Si appiccicano alla tua e cominciano a puppare la nostra esistenza senza dare nulla in cambio perché tu gli permetti di essere dei Ciucciabanda.

Ovviamente non ti sto dicendo che li devi offendere, devi tirargli una secchiata di m**** in faccia quando ti fa le domande, no cose di questo tipo no, però e ci metto il però volontariamente devi avere delle scappatoie, no?

Quindi cosa devi fare?

“Senti scusa, hai 5 minuti?” Supponiamo che tu non voglia avere i 5 minuti e dici: “Guarda mi dispiace in questo momento no, perché sto andando da tagliarmi le unghie al prato e lasciami stare” no?

Hai le tue risposte, vado dal commercialista, sai perché lo strumento, devo andare in tribunale, hai delle cose che ti consente di svincolarti.

Oppure dici la persona: “Ascolta guarda io fra cinque minuti sto uscendo, però dimmi rapidamente che ho un appuntamento, però ti ascolto dimmi.” E sono veramente 5 minuti.

Se la persona ti dice avrei da farti una domanda, senti potrei parlarti un attimo e tu subito da Tribeker esperto piazzi il colpo: “Ascolta ho un appuntamento tra poco, dimmi però di cosa si tratta?”

E altro: “Sai volevo chiederti se effettivamente anche il tuo gatto ogni tanto miagola un po’ troppo al mattino.”

E tu in quel momento capisci che quella è conversazione inutile e dici: “Guarda si effettivamente anche il mio gatto miagola, ho scoperto che non abbaia, ti auguro una buona giornata” e vai dall’avvocato.

Devi avere la via d’uscita!

Quindi mai farsi trovare impreparati, perché se ti fai trovare impreparato viene fuori un pasticcio.

Andiamo avanti, quando sei in attività ci sono aziende, soprattutto se sei un dipendente, quindi sai che il dipendente dipende da qualcuno, no?

Ha scelto di essere uno schiavo dalle 9:00 alle 5:00 del pomeriggio, è brutto dirlo ma è così.

Quindi è un po’ come se non potesse gestire la propria vita, si se vuole può farsi licenziare però, ha deciso quello stile di vita.

Ma anche i liberi professionisti, gli imprenditori, anche loro comunque girano all’interno di questo e fioccano i meeting e le riunioni, e nei meeting e nelle riunioni si perde una quantità di tempo infinita.

Ogni tanto si, si possono fare ma ogni tanto.

Come fare a evitare di essere infilati in riunioni infinite?

Innanzitutto quelle fuori orario rimandatele, a meno che non riteniate anche voi che siano veramente importanti e la risposta è:

“Guarda sono fuori orario, parteciperei volentieri alla riunione, però questa sera ho da fare un lavoro importante, devo costruire il mio galeone con gli stuzzicadenti alle 9:00 di sera, quindi purtroppo devo andare.”

Devi avere sempre pronta la risposta.

Se invece sono riunioni a cui teoricamente tu dovresti partecipare chiedi semplicemente di che cosa si tratta come argomento e se in qualche modo magari tu hai qualche idea di come è possibile risolverlo prima.

Puoi evitare le riunioni che sono di solito dei momenti fiume.

Altro punto importante e quando rispondi al telefono, perché quando decidi di rispondere tu tiri su il telefono ma non sai quando sarà il momento di mettere giù il telefono.

Che cosa fai tirando sul telefono?

Allora c’è Franco che ti chiama: “Ciao Franco come stai?”

Questa domanda “il come stai”, attento però che è pericolosa, perché se tu dall’altra parte hai una persona che ti risponde bene, è una bella giornata e i convenevoli durano poco, falla.

Perché se invece tu fai la domanda “come stai” e dall’altra parte hai una persona che non vede l’ora di dirti tutte le disgrazie di questo mondo del tipo: “Come stai?”

L’altro ti risponde: “Guarda una brutta giornata, oggi la sciatica veramente mi fa molto male, oltretutto ieri sera ho avuto un attacco gastrico e ho avuto forte dissenteria per tre ore, soprattutto perché ieri pomeriggio ho saputo che mia mamma deve essere operata all’anca!” e ti sbatte addosso una quantità di disgrazie infinite.

E tu dici: “Ma come ho fatto a chiedergli come stai, non dovevo farlo!!”

Infatti non dovevi farlo.

Ricordati che il come stai si chiede solo alle persone che non partiranno con questa filippica.

Esauriti quei convenevoli di qualche minuto (solo con i Veneti i convenevoli durano 15 secondi) allora si parte sull’argomento, però attenzione, visto che non sai quello che vuole dirti la persona, piazza sempre il colpo:

“Allora Franco dimmi ho 5 minuti, perché sto per entrare dal commercialista, ho cinque minuti perché sto per entrare in tribunale, ho cinque minuti perché sto per entrare in un negozio e mi stanno aspettando per un appuntamento” in tutte le circostanze hai sempre 5 minuti.

In questi cinque minuti la persona chiude perché ti risponde: “No no guarda volevo solo dirti che questa sera arriverò 19:30 invece che alle 19:00 ti dispiace?”

“No Franco va benissimo ci vediamo alle 19:30, buona giornata ciao!”.

Perché se non dai cinque minuti la persona parte e prima che ti dica il vero oggetto della telefonata, che è dirti che arriverà mezz’ora dopo, partirà con tutti i discorsi.

“Hai visto ieri sera la Champions League cosa ha fatto la Juventus?”

e tu non ti tifi la Juventus e non vorresti parlare della Champions League ma ormai l’argomento si è aperto.

“No non l’ho vista la Champions”

“Allora te la racconto io”

TAC, 15 minuti di racconto sulla Champions League, tu lasci il telefono lì appeso e vorresti che il telefono si polverizzasse colpito da un fascio atomico e invece continui in questo modo.

Quando finisci praticamente ti si è crepata tutta la faccia e dici la mezz’ora di tempo che avevo per fare le mie cose è andata a farsi friggere.

Con questa tecnica non offendi nessuno, perché hai i tuoi 5 minuti e costringi la persona ad andare subito al sodo e ti dice esattamente quello che voleva dirti in merito alla telefonata.


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-In pratica è giusto inventarsi risposte per svicolare?

Ottima domanda, dipende dalla tua personalità, se non ti piace essere una persona diretta per evitare gli scontri, perché non gradisci essere troppo diretto e trasparente, si!
Puoi tranquillamente inventarti scuse per svicolare.
Se ti piace essere direte e trasparente, allora dì le cose come stanno.
A me piace essere diretto e trasparente quindi non mi invento delle scuse e dico le cose come stanno le persone perché mi piace essere così.
Non ho bisogno di inventare scuse perché è la mia personalità ma ognuno di noi ha la sua, non c’è niente di male.
Quello c’è di male invece è farsi rovinare la vita dalle altre persone.


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Mi raccomando attento alle sanguisughe della tua banda esistenziale,
Koan 🙂

Koan Bogiatto

Presidente e Co-Fondatore di Tribeke.
Formatore, autore di best-seller, imprenditore e speaker internazionale.
È il punto di riferimento di chi ha il coraggio di iniziare il cambiamento: aiuta gli imprenditori a creare una vita e un business libero dai vincoli nazionali.
Ha realizzato un’attività che gli permette di lavorare dove e quando vuole godendosi la vita con le persone che ama.

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