Dalla diretta di #radiotribeker su come organizzare le proprie attività. Parlando appunto di organizzazione, esiste un metodo specifico? Ci sono dei quadranti o degli schemi che semplificano il processo organizzativo?

Stiamo lavorando sull’organizzazione dell’agenda della giornata e ieri abbiamo visto la priorizzazione questa parola bellissima che arriva dal dialetto Siciliano e abbiamo compreso che per organizzare bene la giornata dobbiamo mettere prima di tutto la priorità della nostra vita.

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Abbiamo visto che la priorità della nostra vita siamo noi stessi perché se non dedichiamo il tempo a noi stessi non possiamo dare le giuste attenzioni a chi ci circonda.

Oggi vediamo poi durante la giornata proprio come fare a mettere a posto le cose che sembrano tutte uguali, faccio questo faccio un’altra cosa, faccio prima quello o faccio prima l’attività XYZ.

Oggi ti consegno nelle mani uno strumento importante che è quello di distinguere attività fra:

  • Importanti Urgenti
  • Importanti
  • Ordinarie
  • Cestino

Questo ti consente di capire che cosa fare per prima, cosa fare per seconda, cosa fare per terza, cosa fare per quarta.

Vediamo che cosa vogliono dire.

Importanti Urgenti

Sono quelle cose che tu metti nella tua agenda di giornata, puoi anche modificarle durante la giornata, che ritieni siano importanti per l’obiettivo che tu vuoi raggiungere e urgenti da fare.

Facciamo un esempio:

Supponiamo che per te oggi sia importantissimo avere un immobile che genera un Passive Income, hai trovato l’immobile tutto il resto.

Oggi alle ore 15:00 hai un appuntamento col notaio, se non ti presenti la casa è persa, quella per te è importante e urgente, perché non solo è importante perché legata a quello che tu vuoi ottenere ma è anche urgente perché se non lo fai nel momento corretto, l’affare lo perdi!

Importanti

Vuol dire che, tu vuoi comprare il tuo immobile per il passive income bla bla bla bla e lo puoi fare entro le prossime tre settimane, non è urgente però è importante!

Quindi devi mandare i documenti dal notaio, devi fare delle cose e poi successivamente entro 3-4 settimane farai anche l’atto dal notaio.

Questo è importante ma non è urgente.

Ordinarie

Sono quelle attività che tutti i giorni si ripetono uguali, si sono interessanti per la tua vita, sì effettivamente adesso devi chiamare il tuo cugino perché si dovevi dirgli che lui ti ha parlato e che ha messo un post su Facebook, bla bla è una cosa ordinaria nella tua vita non è  né importante né urgente ed è nella tua classificazione numero 3.

Cestino

Sono quelle attività che se le fai, bene, se non le fai forse è meglio, quindi l’email che ti è arrivata ultimamente per proporti l’ennesima scopa elettronica per la casa e tu ne hai già 5, è un’attività cestino.

Ma sì, ma se vuoi rispondere, ma è una cosa che infatti si chiama cestino, vorrebbe dire che potenzialmente anche buttarla lì e non farla praticamente mai.

Non è che non la farai mai, ma se proprio non hai niente da fare..

Un po’ come non so, la telefonata di tua madre che ancora una volta ti ricorda a 52 anni che deve metterti la sciarpa.

Lo so che le mamme che mi ascoltano però magari sai, il figlio a 52 anni è in grado di capire se mettere la sciarpina oppure no, dicono che gli italiani sono un po’ mammoni, vabbè potrebbe essere, non lo sappiamo.

Io di solito racconto una storiella per far comprendere se la cosa è importante o importante e urgente.

Quindi tu immagina che sei di fronte al fornello e stai cucinando la carne e la vuoi fare alla cottura quella che tu desideri essere perfetta, in quel momento suonano alla porta, è il corriere stanno per consegnarti il pacco che aspettavi da una vita e dentro c’è quella cosa particolare da collezione che hai comprato e che stai sbavando per riuscire a prenderla, però se corri a prendere il pacco si brucia la bistecca, se la spegni la cottura è andata, però se non corro a prendere il pacco il corriere va via.

In contemporanea te la stai anche facendo addosso, hai fatto Juicing, stai per pisciarti addosso non ce la fai più, devi correre in bagno perché se non riesci ad andare in bagno probabilmente te la farai completamente addosso, cosa fai?

Vai in bagno? E abbandoni la bistecca e il pacco?

Oppure vai fuori a prendere il pacco, bruci la bistecca e la pipì buonanotte te la farai addosso?

Oppure continui a cucinare la bistecca?

Qualcuno dice: “Semplice Koan mentre cucino la bistecca mi piscio addosso ma io la bistecca non la mollo lì, e vaffanbrodo al pacco.”

Qualcuno dice: “Corro a prendere il pacco mentre mi piscio addosso e brucio la bistecca.”

Un giorno un Tribeker mi disse: “Ah vabbè semplice piscio sul fuoco e lo spengo così vado a prendere il pacco!”

A parte le battute, però è interessante.

Cosa faresti per primo?

Quello vuol dire capire che cosa mettere per primo.

Capire che cosa per te è importante e urgente.

Facciamo un altro esempio:

Tu in questo momento hai un business che ti necessita di entrare in contatto con i tuoi clienti via email, WhatsApp e cose di questo tipo.

E non hai tutte le stesse tipologie di clienti, no?

Ci sono clienti quelli più importanti, quelli meno importanti, quelli medi.

Se tu hai in questo momento nella tua casella di posta tante email che sono arrivate e devi scegliere qual è quella più importante e urgente o solo importante e così via, come fai?

La cosa più semplice è rispondere quelle email veramente importanti e urgenti cioè quelle che ti fanno fare fatturato, ad esempio se tu magari sei un’azienda metalmeccanica che fa consegne per aziende con bancali di materiale a chi rispondi per primo?

Perché se lì hai una commessa aperta da €150.000 e poi altre 18 email da €3500, la prima a cui devi dedicare attenzione è quella da €150.000 perché è importante e anche urgente che tu risponda perché quello oggi pomeriggio deve pagare la fattura e se non gli rispondi la fattura non la pagherà.

Invece le persone cosa fanno aprono l’email e rispondono a tutti uguali, infatti ora ti aiuto anche sulla gestione delle email.

Devi aprirti delle caselline di fianco con 1234, dove 1 è importante urgente, 2 è solo importante, 3 ordinario, 4 cestino.

Quando scarichi l’email non devi rispondere tutte insieme, perché cosa fai?

Con una mano rispondi, con l’altro mandi messaggi su Whatsapp e col piede rispondi sull’iPad? Così è uno schifo e la tua qualità va a farsi friggere.

Quindi tu prendi l’email e dici: “Ok! Adesso rispondo!”

Assolutamente no, prendi le email e cominci a spostarle.

Questo è importante urgente, questo è importante, questa ordinaria, questa cestino e ti crei proprio le 4 cartelle TAC TAC TAC TAC.

Questo ti aiuta, perché lo fai anche poi mentalmente durante la tua giornata.

Quando arrivi in ufficio e ci sono 4 persone che ti vogliono parlare tu mentalmente le stai spostando, importante urgente, solo importante, ordinario, cestino.

Poverino quello che l’hai schiaffato nel cestino un po’, però tanto lui lo sa, tu SHH!!

Non gli vai a dire una cosa di questo tipo, no?

Semplicemente lo metti nel cestino e dici mentalmente: “Emm see parliamo dopo, parliamo più tardi!”

A questo punto cosa devi fare? Rispondere a tutti? Proprio per niente!!

Prendi la casella “importante urgente”, ovviamente devi avere dato un’occhiata rapida prima di spostarle e cominci a rispondere solo a quelli importanti e urgenti.

A questo punto potresti dirmi: “Koan ma se io ne ho 10 email nella casella importante urgenti, qual è la prima a cui devo rispondere?”

Semplicemente di quelle 10 email scegli qual è quella più importante urgente di tutte quelle che sono importanti urgenti, parti da lì!

E nel ripartire da lì, cominci a rispondere alla prima, poi rispondi alla seconda.

Per ogni email devi stabilire quanto è il tempo che vuoi dedicare alla risposta dell’email.

E’ un’ora? Perfetto! Dattelo prima il tempo perché se non lo dai, alla fine le attività ingloberanno qualsiasi cosa, no?

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Il classico collega di ufficio che ti dice, adesso ti faccio la cena così quando ti succederà in attività te lo ricorderai!

Tu stai facendo le tue cose e fino a quel punto è una bella giornata, la persona si avvicina e ti dice: “Scusa hai 5 minuti?”

Sai quella frase maledetta che non rappresenta i 5 minuti?

Quei 5 minuti si aprono con: “Vorrei raccontarti, perché sai ieri Franco del terzo piano dell’amministrazione è venuto a parlarmi nella pausa caffè e mi ha detto che la Pina del quinto piano, perché sai è una cosa importante..”

Tu sei lì che vorresti ammazzarlo per una roba del genere, perché hai da fare altre cose ma purtroppo sei stato inserito in questa cultura dove devi ascoltare, è brutto dire in faccia che non hai nessuna intenzione di ascoltarlo e non te ne frega niente, stai lì e quei cinque minuti diventano un’ora!

Poi tu quell’ora non stai più con i tuoi figli, non stai più con tuo marito, con tua moglie, non fai più le cose che volevi, non sei riuscito ad andare in palestra, per lui sai quei 5 minuti!

La prossima volta che ti dicono “Senti hai 5 minuti?” usa la tecnica che io insegno che è molto semplice senza offendere persona, cioè “Per cosa?”

“No perché vorrei parlarti della signora Pina del quinto piano..”

“Guarda in questo momento ho un impegno importante (vuol dire mi devo grattare i piedi fra 15 minuti) e magari ne parliamo domani”.

E lui cosa farà, il succhia tempo e succhia vita, si sposterà da un’altra persona dicendo “Hai cinque minuti?” e continuerà così tutto il giorno cercando i cinque minuti da tutti perché non ha una pippa da fare per quello che rompe le balle a tutti, no? Semplice.

Quindi fai importante urgente così via e cominci a rispondere alla prima.

Se ce la fai a rispondere a tutte nel tempo che ti sei dedicato bene, se non ce la fai amen. Ne avanzano 3? Perfetto risponderai domani mattina.

Se ce la fai a rispondere alla casella 1 allora passi alla casella 2 dove ci sono gli importanti, se riesci a rispondere a tutte quelle importanti allora passi a quelle ordinarie e se sei riuscito anche quello ordinarie e vuoi sprecare tempo della tua vita ti sposti anche nell’attività che sono cestino.

Fatto finito basta!

Non devi metterti in testa che durante la giornata fai tutto quello che ti sei preposto.

Le “to do list” queste bellissime application, efficacia e efficienza, Just Do It è tutta sta roba qui, vuol dire che ti spingono a fare 650.000 cose durante la giornata e devi essere efficiente, devi essere uno che scorre e allora tu guarda la vita delle persone che corrono dietro a tutto e a tutti in continuazione, si alzano la mattina, veloci fanno quello, poi veloci parlano con quello, poi rispondono al telefono, poi sono in macchina arrivano scendono, mentre sono nel parcheggio stanno digitando già sull’iPad, poi entrano in ufficio fanno una pratica mentre gli passa un’altra persona, poi la telefonata mentre stai scrivendo, oggi pomeriggio tuo figlio deve andare in piscina e allora corri mentre lo porti in piscina parli con un’altra persona, rispondi sì sono sempre disponibile mi dica!

Ma non si può vivere così, bisogna saper dire di no N-O.

No oggi pomeriggio ho un appuntamento, mi dispiace grazie per avermi contattato no, questa roba qua no no no no no no no no.

Perché se non sei in grado di rispondere no, tutto diventa si e c’è da impazzire.

Ma per poter dire di no devi tenere a bada il tuo Cervello Rettile.

Tu devi pensare che il tuo Cervello Rettile è come il mio. E’ sempre lì dietro la porta che dice: “Ma se poi perdessi qualcosa e se ci fosse stato un’informazione importante della Pina del terzo piano” oppure “No perché se non rispondo al cliente allora non mi paga la fattura!”

Allora è più importante farsi pagare la fattura da €650 che stare con tuo figlio perché il Cervello Rettile dice: “Poi come farò a comprarmi le ciabatte nuove?” Capito?

E Cervello Rettile è lì perché le ciabatte nuove, e lo dico con 18 B, Cibbbatte, se non le hai poi quando il vicino di casa e ti vedrà uscire con le ciabatte che non sono firmate e tu che figura di m**** ci fai alla prossima riunione del condominio?

Non la puoi mica gestire se Franco del terzo piano ti ho visto senza le ciabatte firmate, no?

Il Cervello Rettile è sempre lì, perché poi se non rispondi al tuo collega, al tuo socio, se non rispondi al commercialista, se non smaltisci l’email bum bum bum e facendo così ti perdi delle opportunità!

Allora se tu stai facendo Social Media e la gente scrive, tu devi rispondere a tutti, e se non rispondi a tutti? E se poi quello dovesse diventare un cliente?

Il Cervello Rettile è sempre lì che sta sbavando per riuscire a fare il prossimo passo.

Ma poverino lui è fatto così, cerca di farti sopravvivere non te la devi prendere con lui.

Affinché il Cervello Rettile non perda le bave così, devi dargli delle indicazioni, devi dirgli:  “Ecco, allora importante urgente l’abbiamo fatto!” in questo modo si tranquillizza e che ti dice: “Allora tutto a posto? Cioè la mia Riprova Sociale è ok? Allora i clienti non le perdiamo?” Si piccolino di un cervello tranquillo è tutto a posto che le cose importanti le abbiamo fatte, puoi andare lì carino tutto bene, ed ecco lui tranquillo, si mette lì, si accuccia a posto!

Se invece non applichi quello che ti ho detto io è un grosso pasticcio, perché il Cervello Rettile è sempre lì che pulsa.

Questo vale per le email, comunicazioni, WhatsApp, il contatto con le persone, rispondere al telefono, i meeting, tutto quello che puoi immaginare che ti consente di finire la giornata e dire: “Bello, esatto, fantastico! Sono riuscito a fare quello che volevo nella giornata!”

Ti dico che nella mia esistenza oggi non capita che finisco la giornata e dico: “No ma che giornata, avrei voluto fare..”

Con questa metodologia, il mio cervello che sbava come il tuo siam tutti uguali, è tranquillo perché sa che ha un’altra parte di cervello, cioè la mia neocorteccia, il sistema limbico che gli sta dando in pasto quello che desidera, quindi a fine giornata dice: “Bene, le cose importanti della giornata le ho fatte!” A posto!

Questo ti rende molto più potente nell’organizzare la tua giornata oltre la parte che abbiamo visto di priorizzazione, perché devi ricordarti che prima di tutto c’è l’obiettivo primario della tua esistenza. Quali sono le cose più importanti e di conseguenza fai tutte le altre!

Rispondo ad alcune domande che mi hanno fatto nella diretta:

-Come fare se qualche impegno salta qualche impegno?

Dipende se l’abbiamo fatto saltare noi o salta per conto tuo.
Nel momento in cui degli impegni saltano perché avevi un appuntamento e la persona non si è presentata, nessun problema faccio altro, vado a farmi una passeggiata, magari torno a casa prima, magari mi compro un libro, magari mi leggo un libro sul Kindle, magari mi metto a meditare, magari faccio il nulla perché voglio buttarmi nel nulla.
Non c’è nessun problema nel momento in cui saltano impegni, se invece sono io a farli saltare è perché avrò deciso che ci sono delle priorità più importanti rispetto ad altre che secondo te in quel momento andavano cancellate. Quindi dipende se lo fai tu oppure no!

-I nuovi clienti in che cartella li deve mettere?

Ottima domanda, i the new client, new customer, nuovi clienti dove li metto?
Dipende se per te quei nuovi clienti sono da mettere in importante urgente oppure solo importante.
Se tu ad esempio con i tuoi nuovi clienti hai promesso che rispondi entro due ore, beh quello diventa importante e urgente perché se tu non rispondi ai tuoi clienti nel tempo che hai indicato diventa un problema!
Se invece tu ai nuovi clienti non hai detto che risponderà entro le 24 ore ma è importante che tu risponda perché in relazione a quello che tu hai promesso ai clienti è importante che tu risponda, s’ha da rispondé!
Giusto per darti un’idea, per i clienti nuovi, tu organizza importante urgente, importante, così via a seconda della promessa che tu hai fatto ai tuoi clienti e rispetta la promessa che hai fatto.
Se non ce la fai a rispettare la promessa allunga i tempi.
Quindi se tu non ce la fai a spedire in 24 ore, scrivi che spedisci in 72, il cliente non se la prende.
Vero che oggi tutti vogliono tutto subito, però se tu lo spieghi la persona lo comprende ed è una promessa diversa.

-Se le urgenze sono bloccanti per i clienti, per te incasinano la giornata?

Non ho capito bene la domanda, in contemporanea, nei momenti che tu fai attività per i tuoi clienti è chiaro che ci potrebbero essere delle attività prioritarie urgenti che vanno in contrasto con quello che è l’esigenza del cliente.
Ricordati di una cosa importante che la Apple applica molto molto bene, tu come azienda sei come una persona, il tuo compito nel momento che decidi di fare attività di valore per le altre persone, ti stai prendendo un impegno importante con quelle persone che va rispettato, perché quelle persone si affidano a noi se facciamo qualcosa di valore.
Ora come detto in precedenza la prima cosa di cui ti devi prendere cura sei te stesso e quindi l’azienda si deve prendere cura di se stessa per operare al meglio per dare valore alle persone anche a costo di non soddisfare qualcuno.
Va bene non soddisfare tutti i clienti, va bene, va bene perché è un segnale che tu stai facendo bene le cose.


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Chiudo con quest’ultima domanda, che credo di aver capito bene, che mi da lo spunto per chiudere la diretta di oggi.

Siamo stati di recente a Milano in una pizzeria dove si mangia bene, io sono molto pignolo sul cibo comunque, le pizze mi piacciono molto, dò un 6 e mezzo, quasi 7 che nella mia scala vuol dire essere già ad un livello alto, considerando che 10 è la pizza in centro di Napoli fatta dalla più antica pizzeria napoletana, ok?

E’ una pizzeria ok, nel senso molto c’è un sacco di gente, sono stati anche gentile all’ingresso, hanno dato qualcosina per aspettare e poi ti siedi al tavolo.

Fino a qui tutto ok, dopo hanno commesso un errore madornale, infatti io non ci tornerò mai più lì, mentre abbiamo finito di mangiare ed eravamo tutti noi circa 20, ad un certo punto appena finito di mangiare il tipo è passato e fa: “Ah comunque lì c’è il conto e sopra facciamo un altro giro.” Cioè ci stava mandando via

Sai cosa vuol dire questo? Io corro dietro a tutti, c’è la gente fuori e ho bisogno di soldi.

Io non ci andrò mai più, non sono un pezzente che mi mandi via così, non me ne frega che c’è la coda fuori, fammi pagare di più e ci sto tutto il tempo che voglio

Quindi io lì in quella pizzeria non ci tornerò mai più, nonostante la pizza sia buona, perché non ci tornerò mai più?

Perché sono dei bavosi, sono lì che ti mandano via? Ma siamo matti?

Va bene non soddisfare tutti, cercando di soddisfare tutti in quel modo io nel medio-lungo termine origino tutta una massa di clienti che sono profondamente insoddisfatti delle attività.

Meglio a volte non soddisfare nel breve perché c’è una motivazione, il cliente capisce, la Apple non soddisfa tutti, perché si prende cura di fare qualcosa che è eccezionale per i clienti.

Quindi so che ti può sembrare un po’ strano magari all’inizio, però te lo ripeto bene il concetto è:

Va bene non soddisfare tutti i clienti!

Correre dietro a tutti, correre a leccare tutte le persone che arrivano è il modo per dimostrare che io nella vita non valgo niente.

Non mi prendo cura della mia azienda, non mi prendo cura di me stesso e c’è per tutti.

C’è per tutti vuol dire non buon business.

I business importanti non corrono dietro a tutti, anzi hanno la coda fuori di persone che aspettano di entrare.

Questo vuol dire per te tararti bene sul fatto che anche l’azienda deve prendersi cura di se stessa perché altrimenti non potrà dare il meglio ai propri clienti e con questo il cliente se ne accorge e ha ragione tra le altre cose e appartiene sempre ad importante urgente.


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Ti auguro una buona organizzazione di attività,
Koan 🙂

Koan Bogiatto

Presidente e Co-Fondatore di Tribeke.
Formatore, autore di best-seller, imprenditore e speaker internazionale.
È il punto di riferimento di chi ha il coraggio di iniziare il cambiamento: aiuta gli imprenditori a creare una vita e un business libero dai vincoli nazionali.
Ha realizzato un’attività che gli permette di lavorare dove e quando vuole godendosi la vita con le persone che ama.

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